مقایسه حسابداری اتوماتیک با حسابداری نیروی انسانی

در این مقاله به بیان تفاوت‌های حسابداری اتوماتیک و حسابداری نیروی انسانی می‌پردازیم (مقایسه حسابداری اتوماتیک با حسابداری نیروی انسانی). بایگانی اتوماتیک فاکتورها در سیستم و یا نوشتن آن‌ها به صورت دستی را مقایسه خواهیم کرد و در نهایت متوجه خواهید شد کدام یک از روش‌ها مناسب‌تر است.

به طور کلی از زمان‌های قدیم خرید و فروش‌ها و به دنبال آن حساب و کتاب‌ها از مهم‌ترین فاکتورهای مدیریت بوده است. در هر فروشگاهی ثبت اطلاعات و محاسبات ریاضی امری حیاتی به شمار می‌رود. ثبت حساب‌ها از گذشته تاکنون به روش دستی، از مرسوم‌ترین روش‌های حسابداری به حساب می‌آید، اما امروزه نرم افزارهای حسابداری تا حد بسیار زیادی جایگزین روش دستی شده است.

در واقع در یک فروشگاه، مدیریت می‌تواند بایگانی اتوماتیک یا دستی اطلاعات را انتخاب کند. اگر شما هم صاحب یک فروشگاه با کلی اجناس ریز و درشت با مدل‌ها و قیمت‌های متفاوت هستید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید. در مورد روش اتوماتیک و دستی توضیح خواهیم داد و در نهایت خودتان می‌توانید بهترین روش را برای حسابداری و البته مدیریت بهتر فروشگاه خود انتخاب کنید.

تفاوت بایگانی اتوماتیک با بایگانی دستی

در گذشته فروشگاه‌های بزرگ و کوچک، مؤسسات و واحدهای تجاری و همچنین کارخانجات بزرگ از روش‌های دستی برای ثبت حساب‌های خود استفاده می‌کردند. اما انجام تراکنش‌های مالی و محاسبات ریاضی مربوط به آن نیازمند چندین دفتر بزرگ و نوشتن محاسبات به صورت دستی است که در کل نیازمند صرف وقت‌های طولانی است. افرادی که از این روش برای حسابداری استفاده می‌کنند، لازم است علاوه بر نیروی انسانی لازم، به فکر وقت بیش‌تر و هزینه‌های سنگین‌تری باشند.

اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی، راه‌های دیگری به منظور حسابرسی و بایگانی اسناد و فاکتورها ایجاد شده است. بایگانی اتوماتیک اسناد و فاکتورها، می‌تواند تا حد بسیار زیادی در وقت صرفه‌جویی کند. با وجود نرم افزارهای حسابداری، دخالت نیروی انسانی تا حد بسیار زیادی کاهش یافته است. با استفاده از روش‌های اتوماتیک، دیگر انجام امور زمان‌ بر نخواهد بود و به راحتی می‌توان به جای انجام امور پیچیده به صورت دستی، از کامپیوتر و حسابداری به صورت اتوماتیک استفاده کرد.

بنابراین می‌توان اولین تفاوت حسابداری اتوماتیک با حسابداری نیروی انسانی را مربوط به زمان دانست. حسابداری به روش اتوماتیک به زمان بسیار کم‌تری نیاز دارد و نیازی نیست فردی برای مدتی طولانی برای ثبت اطلاعات و یا پیدا کردن یک حساب، زمان‌های طولانی را صرف کند.

اشتباه در ثبت با انجام حسابداری به صورت دستی

در انجام حسابداری به صورت دستی، حداقل به چند دفتر فیزیکی برای انجام محاسبات و ثبت اطلاعات کالاها نیاز است. مشخصاً تعداد دفعات و زمان استفاده از دفترها محدود است. شخصی که مسئول حسابرسی و ثبت اطلاعات است، باید برای خرید و فروش هر کالایی، چندین مورد را در دفتر ثبت کند، اطلاعات را به صورت دقیق وارد کرده و محاسبات لازم را برای بدست آوردن اعداد نهایی انجام دهد. چنین محاسباتی طبیعتاً درصد خطا را افزایش می‌دهند و به احتمال زیاد در محاسبات اشتباهی رخ می‌دهد که در صورت متوجه نشدن، می‌تواند در آینده مشکلات جدی را به وجود آورد.

مقایسه حسابداری اتوماتیک با حسابداری نیروی انسانی

همچنین تصحیح اشتباهات نیز به نوبه‌ی خود زمان زیادی را می‌طلبد. قابلیت اصلاح در این روش از حسابداری بسیار محدود است و گاهی رفع یک اشتباه در ثبت، نیازمند چندین بار محاسبه و وارد کردن مجدد تمامی اطلاعات است. در روش حسابداری اتوماتیک، امکان چنین اشتباهاتی بسیار کم‌تر از روش حسابداری دستی است. حتی در صورت نیاز به تصحیح اطلاعات، نیازی به صرف زمان‌های طولانی و چندین بار محاسبه نخواهد بود، تنها با چند کلیک ساده، می‌توان اطلاعات را دقیق و صحیح وارد سیستم کرد. همچنین در این روش حسابداری، محاسبات به صورت اتوماتیک انجام شده و محدودیتی در ثبت اطلاعات وجود ندارد.

با استفاده از نرم افزار حسابداری از سرقت اسناد در امان خواهید بود

در حسابداری دستی از دفترهای مخصوص برای ثبت اطلاعات استفاده می‌شود و اسناد نیز به صورت فیزیکی بایگانی می‌شوند. در نتیجه امکان در دسترس قرار گرفتن اسناد و اطلاعات به راحتی امکان‌پذیر است. این روش امنیت بالایی نخواهد داشت زیرا نمی‌توان از رمزگذاری‌های پیشرفته برای محافظت از اسناد استفاده کرد.

اما در نرم افزارهای حسابداری، امکان سرقت اسناد به دلیل امنیت بالای نرم افزار وجود نخواهد داشت. می‌توان از رمزگذاری برای محافظت از سیستم استفاده کرد. به طور کلی در ساخت نرم افزارها، امنیت یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی است که باید در طراحی آن‌ها استفاده شود. بالا بودن امنیت در حسابداری‌های اتوماتیک را می‌توان به عنوان یک مزیت بسیار بزرگ به حساب آورد.

اسنادی که به صورت دستی بایگانی می‌شوند، در معرض ربوده شدن قرار دارند و همه‌ی افراد می‌توانند به راحتی به اطلاعات حساب یک فروشگاه دسترسی پیدا کنند. این مورد می‌تواند مشکلات بسیار زیادی را به بار آورد و به همین منظور، امروزه بسیاری از مدیران نرم افزارهای حسابداری را جایگزین حسابداری‌های دستی کرده‌اند.

ثبت خودکار اطلاعات با استفاده از حسابداری اتوماتیک

از دیگر تفاوت‌های حسابداری نیروی انسانی و حسابداری اتوماتیک، می‌توان به ثبت اطلاعات اشاره کرد. در حسابداری‌های دستی، باید افراد زمان‌های طولانی را برای ثبت اطلاعات و محاسبات صرف کنند و همان طور که در بخش‌های قبلی هم اشاره کردیم، ثبت اطلاعات به صورت دستی علاوه بر نیاز به نیروی انسانی، هزینه‌های سنگین‌تری را به دنبال دارد و امنیت آن بسیار کم‌تر از حسابداری‌های اتوماتیک است.

برای جلوگیری از بروز چنین اتفاقاتی، استفاده از نرم افزار حسابداری امروزه طرفداران بسیار زیادی پیدا کرده است. در این سیستم‌، تمامی کارها به صورت خودکار انجام می‌شود که از جمله مهم‌ترین آن‌ها، می‌توان به ثبت دیجیتال اطلاعات اشاره کرد. به منظور بهبود مدیریت در یک فروشگاه، رشد کسب و کار و حفظ نقدینگی، لازم است تمام صورت حساب‌ها به روز باشد.

هر چه برای جمع آوری صورت حساب‌ها منتظر بمانید، جمع آوری آن‌ها دشوارتر است. با استفاده از نرم افزار حسابداری، می‌توانید صورت حساب خود را خودکار کنید. ثبت دیجیتال، ایجاد فاکتورهای مکرر، امکان یادآوری به صورت خودکار و … از مزیت‌های سیستم حسابداری اتوماتیک است.

با حسابداری نیروی انسانی چنین امکانی در دسترس نخواهد بود، اما با حسابداری اتوماتیک می‌تواند به مدیر یک فروشگاه کمک کند بدون صرف زمان‌های طولانی، به صورت خودکار، تمامی اطلاعات لازم را در هر لحظه در اختیار داشته باشد و تا حد بسیار زیادی از اشتباه در ثبت اطلاعات خودداری شود.

نرم افزار حسابداری لوازم یدکی

حسابداری با استفاده از نیروی انسانی در یک فروشگاه لوازم یدکی

تاکنون به شرح مطالب زیادی در رابطه با تفاوت نرم افزار حسابداری اتوماتیک و حسابداری نیروی انسانی پرداخته‌ایم. اکنون قصد داریم مقایسه‌ای میان حسابداری دستی و اتوماتیک در یک فروشگاه لوازم یدکی داشته باشیم. اگر صاحب یک فروشگاه لوازم یدکی باشید، مطمئناً می‌دانید که لازم است تعداد بالایی از اجناس را تهیه کنید. از آن جا که یک خودرو از تعداد بالایی قطعات ریز و درشت تشکیل شده است، یک فروشگاه لوازم یدکی نیز باید تمام این کالاهای ریز و درشت را در انبار خود داشته باشید.

اگر از نیروی انسانی برای حساب و کتاب‌های فروشگاه خود استفاده کنید، مسلماً لازم است هزینه‌ی جداگانه‌ای را به صورت ماهیانه به عنوان حقوق افراد در نظر بگیرید. علاوه بر این موضوع، محاسبات دفتری و وارد کردن اطلاعات، همان طور که در بخش‌های قبلی هم اشاره کردیم، نیازمند صرف زمان‌های طولانی است. بنابراین تا این جا استفاده از نیروی انسانی برای حساب و کتاب در یک فروشگاه لوازم یدکی، هزینه‌بر و زمان‌بر خواهد بود.

دسترسی نداشتن به اطلاعات در صورت دزدیده شدن اسناد یا آتش سوزی در محل

علاوه بر مواردی که در بالا بیان کردیم، ممکن است در محل آتش سوزی رخ دهد و تمامی اسناد و فاکتورها از بین بروند. شما دیگر از هیچ طریقی به حساب‌های دفتری خود دسترسی نخواهید داشت و این موضوع می‌تواند مشکلات جبران ناپذیری را به وجود آورد. سرقت فاکتورها، اشتباهاتی که ممکن است در حین انجام محاسبات به وجود آید و بسیاری موارد دیگر، می‌تواند از معایب استفاده از حسابداری نیروی انسانی باشد.

فرض کنید نیاز دارید بین صدها قطعه موجود در فروشگاه، به یکی از اطلاعات قطعات دسترسی داشته باشید. در صورتی که از دفاتر و نیروی انسانی برای ثبت اطلاعات استفاده کرده باشید، مجبورید از فرد ثبت کننده پرس و جو کنید و یا خودتان زمان طولانی را به منظور پیدا کردن اطلاعات مورد نظر صرف کنید. در نتیجه بهتر است هر چه زودتر به فکر یک جایگزین مناسب برای حسابداری با استفاده از نیروی انسانی در فروشگاه خود باشید.

بایگانی اتوماتیک با استفاده از حسابداری اتوماتیک در یک فروشگاه لوازم یدکی

با توجه به اشتباهات احتمالی و خطراتی که حسابداری نیروی انسانی به دنبال دارد، امروزه روش‌ دیگری برای حساب و کتاب‌ها ایجاد شده است. نرم افزار آسان محاسب یکی از نرم افزارهایی است که به منظور جلوگیری از این مشکلات و ارائه خدمات طراحی و ساخته شده است.

این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده است که می‌تواند به راحتی و بدون استفاده از نیروی انسانی، تمامی محاسبات را به صورت اتوماتیک انجام دهد. دیگر نیازی نیست هر بار به منظور حسابرسی‌ها، هزینه‌های سنگینی را به افراد پرداخت کنید. تنها با نصب این نرم افزار، برای همیشه یک حسابدار اتوماتیک را در اختیار خواهید شد و تا حد بسیار زیادی در صرف هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد.

مقایسه حسابداری اتوماتیک با حسابداری نیروی انسانی

با استفاده از نرم افزار آسان محاسب در کمترین زمان ممکن تمامی کارها به صورت خودکار انجام خواهد شد. خودکار انجام شدن کارها، می‌تواند زمان انجام محاسبات و یا ثبت اطلاعات را تا حد بسیار زیادی کاهش دهد. بایگانی اتوماتیک، ثبت خودکار فاکتورها، اسناد و … از مزیت‌های این نرم افزار به حساب می‌آید.

به طور کلی امکان اشتباهات احتمالی با استفاده از حسابداری اتوماتیک به میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. نکته‌ی دیگری که لازم است به آن اشاره کنیم، استفاده‌ی آسان و راحت از این نرم افزار است. دقت داشته باشید که حسابداری دستی نیازمند دانش و مهارت به نسبت بالایی است، اما فضای این نرم افزار به گونه‌ای طراحی شده است که استفاده از آن برای تمامی کاربران آسان باشد.

اگر به فکر بهبود مدیریت فروشگاه لوازم یدکی خود هستید و هم چنان از نیروی انسانی برای حسابداری در فروشگاه خود استفاده می‌کنید، بهتر است به فکر یک راهکار اساسی باشید. نرم افزار آسان محاسبه، می‌تواند به عنوان یک راه حل بسیار مؤثر به حساب آید.

کلام پایانی

در این نوشته به شرح مطالبی در رابطه با تفاوت حسابداری اتوماتیک و حسابداری نیروی انسانی پرداختیم. در یک نتیجه‌گیری کلی می‌توان گفت که استفاده از حسابداری نیروی انسانی هر چند به مهارت و دانش فرد بستگی دارد، اما معایب زیادی را به دنبال خواهد داشت. هزینه بالا، زمان بر بودن، سرقت اسناد، اشتباهات در محاسبه و … از جمله معایب این روش است. با حسابداری اتوماتیک و ویژگی‌های این روش نیز آشنا شدید و دانستید که می‌تواند تا حد بسیار زیادی به مدیریت یک فروشگاه کمک کند.

ثبت اطلاعات به صورت خودکار، بایگانی اتوماتیک، کاهش اشتباهات احتمالی و … از مزیت‌های روش حسابداری اتوماتیک است. در نهایت نرم افزار آسان محاسبِ ارقام سیستم را معرفی کردیم. حسابداری در یک فروشگاه لوازم یدکی از مهم‌ترین فاکتورهایی است که می‌تواند تا حد بسیار زیادی در رشد کسب و کار تأثیرگذار باشد.

شما با استفاده از این نرم افزار، محدودیتی در محاسبات یا ثبت اطلاعات نخواهید داشت. امنیت حساب‌های شما تضمین شده خواهد بود. با استفاده از حسابداری اتوماتیک، می‌توانید در مسیر بهبود شرایط کسب و کار و مدیریت فروشگاه خود، قدم بردارید.

admin
ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.