آرشیو مقالات
سامانه مدیریت و برنامه ریزی میزکار
مدیریت پروژه ها و برنامه‌ریزی دقیق وظایف در دنیای امروز
راهنمای استفاده از سامانه پناه
در محیط کاری امروز، که سرعت، دقت و شفاف بودن
مدیریت مالی و رعایت قوانین مالیاتی از مهمترین دغدغه های
5 مهر 1404
یکی از این سامانه های ایرانی، نرم‌افزار سامانه مدیریت و برنامه ریزی میزکار است که توسط مجموعه آسان محاسب ارقام سیستم تولید شده است. میزکار ترکیبی از امکانات متنوع و کاربردی است که به کاربران اجازه می دهد به راحتی پروژه ها، وظایف و تیم های خود را مدیریت کنند، بدون اینکه نیاز به یادگیری پیچیدگی های زیاد داشته باشند.
میزکار، یک سامانه مدیریت و برنامه ریزی پروژه است که به طور خاص برای سازمان ها و شرکت ها طراحی شده است تا بتوانند فعالیت های تیمی و پروژه های خود را به صورت کاملاً حرفه ای مدیریت کنند. این سامانه با ایده گرفتن از ابزارهای مطرح جهانی مانند ترلو (Trello)، تلگرام و سایر نرم افزارهای ایرانی، به صورت مهندسی معکوس طراحی شده و امکانات جدید و بروزی را ارائه می دهد.
میزکار به شما این امکان را می دهد که تمامی پروژه ها، وظایف، اعضای تیم و روند انجام کارها را در یک پلتفرم واحد ببینید، برنامه ریزی و مدیریت کنید. این سامانه برای شرکت ها قابلیت تعریف چندین ورک اسپیس (فضای کاری) را فراهم می کند که هر کدام می توانند به واحدهای مختلف سازمان مانند حسابداری، فروش، طراحی سایت و ... اختصاص داده شوند.
یکی از قابلیت های کلیدی و متمایز سامانه مدیریت برنامه ریزی میزکار، امکان ایجاد ساختار سازمانی دقیق و چندلایه برای شرکت ها است. در این سامانه، هر شرکت می تواند برای کلیه پرسنل خود حساب کاربری تعریف کرده و به تناسب نیاز، آن ها را به محیط‌های کاری مختلف تخصیص دهد.
در میزکار، هر حساب کاربری می تواند شامل چندینWorkspace یا فضای کاری مجزا باشد. این ویژگی به شرکت ها اجازه می دهد تا بخش های مختلف سازمان مانند واحد حسابداری، فروش، طراحی، منابع انسانی و سایر دپارتمان ها را در قالب محیط های مستقل از یکدیگر تعریف کنند. به این ترتیب، ساختار داخلی شرکت به طور کامل در نرم افزار بازتاب داده می شود.
از سوی دیگر، امکان مدیریت دقیق سطوح دسترسی کاربران نیز فراهم شده است که مدیران سیستم می توانند مشخص کنند که هر کاربر به کدام ورک اسپیس ها دسترسی داشته باشد و در هر محیط کاری، سطح دسترسی شخص به چه صورت باشد؛ به عنوان مثال:
این انعطاف پذیری در تعریف سطوح دسترسی، باعث می شود تا از یک سو اطلاعات محرمانه به درستی محافظت شوند، و از سوی دیگر، هر کاربر دقیقاً به همان بخش هایی دسترسی داشته باشد که مرتبط با مسئولیت های او می باشد. در نهایت آنچه این روش به همراه دارد، نظم بیشتر، امنیت داده ها و همکاری مؤثرتر میان اعضای تیم خواهد بود.
میزکار مجموعه ای از ابزارها و ویژگی های متنوع را در اختیار کاربران قرار می دهد تا فرآیند مدیریت پروژه و کار تیمی را بسیار ساده و کارآمدتر کند. در ادامه به برخی از مهمترین قابلیت های این سامانه اشاره می کنیم:
یکی از پایه های ساختار میزکار، مفهوم ورک‌اسپیس است. هر ورک اسپیس مانند یک فضای مستقل برای تیم یا واحد خاصی در سازمان است. این امکان به شرکت ها اجازه می دهد واحدهای مختلف مانند فروش، حسابداری، بازاریابی، طراحی و... را به صورت جداگانه مدیریت کنند.
بردهای میزکار مشابه تابلوها در کانبان (Kanban) هستند که در آنها ستون هایی برای مراحل مختلف یک پروژه تعریف می شود. برای مثال ستون هایی مانند «در انتظار»، «در حال انجام»، «انجام شده» به شما کمک می کند روند پیشرفت پروژه را به صورت بصری مشاهده کنید. هر وظیفه یا فعالیت در قالب کارت هایی نمایش داده می شود که می توان آنها را بین ستون ها جا به جا کرد.
کارت ها در میزکار نشان دهنده هر وظیفه یا فعالیت خاص هستند. این کارت ها می توانند شامل اطلاعات مختلفی از جمله توضیحات، چک لیست ها، مهلت انجام، فایل های پیوست، مسئولیت ها و یادداشت ها باشند. با این قابلیت، اعضای تیم دقیقاً می دانند چه کاری باید انجام شود و چه پیشرفتی داشته است.
در جریان مدیریت پروژه ها، همواره وظایفی وجود دارد که هنوز به شخص خاصی واگذار نکرده ایم، اما باید در دسترس مدیر یا مسئول پروژه باقی بمانند تا در زمان مناسب به افراد مناسب سپرده شوند. در میزکار، این دسته از وظایف در بخشی تحت عنوان کوله پشتی ذخیره می شوند.
کوله پشتی مانند یک فضای نگهداری موقت عمل می کند که در آن، تمام کارهایی که هنوز تعیین تکلیف نشده اند یا منتظر واگذاری هستند قرار می گیرند. این قابلیت باعث می شود هیچ وظیفه ای از قلم نیفتد و مدیر پروژه در هر لحظه، دید کاملی نسبت به کارهای در صف واگذاری داشته باشد.
قابلیت ماراتن در میزکار برای بالا بردن سرعت در انجام کارهایی طراحی شده است که از فوری و عجله ای هستند. زمانی که یک وظیفه به یکی از اعضای تیم سپرده می شود، ممکن است نیاز به انجام سریع آن وجود داشته باشد. در این شرایط، آن عضو تیم می تواند با استفاده از بخش ماراتن، زمان مشخصی را برای اتمام کار تعیین کند و بر اساس آن، برنامه ریزی دقیق تری برای انجام آن کار داشته باشد.
این ویژگی بخصوص برای تیم هایی با پروژه های زمان محور مانند واحدهای فناوری اطلاعات، طراحی سایت، برنامه نویسی و تولید محتوا کاربرد بسیار زیادی دارد. ماراتن به اعضای تیم کمک می کند تا با آگاهی از اولویت کار، آن را در بازه ای تعیین شده انجام دهند و از سوی دیگر، مدیر پروژه نیز می تواند بر روند انجام این وظایف فوری نظارت داشته باشد.
میزکار با داشتن یک شبکه اجتماعی داخلی، امکان ارتباط و تعامل آسان تر بین اعضای تیم را فراهم می کند. کاربران می توانند پیام ارسال کنند، نظرات خود را به اشتراک بگذارند و به سرعت به سوالات و مشکلات پاسخ دهند. این ویژگی باعث بهبود هماهنگی و همکاری تیمی می شود.
میزکار علاوه بر مدیریت پروژه، قابلیت های پایه ای CRM را نیز در خود دارد. این قابلیت به شرکت ها کمک می کند تا اطلاعات مشتریان، روند فروش و ارتباطات را نیز به صورت یکپارچه در سامانه مدیریت کنند.
میزکار نه تنها یک نرم افزار مدیریت پروژه است، بلکه ابزاری استراتژیک برای بهبود عملکرد تیم و افزایش بهره وری شرکت ها به شمار می رود. در ادامه، مزایای کلیدی میزکار را برای کسب و کارها بررسی می کنیم.
با امکاناتی مانند ورک اسپیس ها، بردها و شبکه اجتماعی داخلی، اعضای تیم می توانند با شفافیت بیشتری وظایف خود را دنبال کنند و سریع تر به اطلاعات دسترسی پیدا کنند. این موضوع باعث می شود از دوباره‌کاری ها جلوگیری شده و کارها با هماهنگی بیشتر انجام شود.
مدیریت متمرکز و سازمان دهی شده وظایف، گزارش گیری دقیق و امکان پیگیری لحظه ای پروژه ها، زمان صرف شده برای هماهنگی های مکرر و پیگیری های دستی را کاهش می‌دهد. همچنین، با تعیین اولویت و کنترل دقیق وظایف، از منابع استفاده بهینه می شوند.
مدیران می توانند با دیدن وضعیت هر کارت در برد، روند پیشرفت پروژه را به صورت لحظه ای مشاهده کنند و مشکلات احتمالی را زودتر شناسایی و رفع کنند. این شفافیت به تصمیم گیری های بهتر کمک می کند.
میزکار با امکان ساخت ورک اسپیس های مختلف، مدیریت دسترسی ها و ابزارهای سفارشی سازی، برای هر نوع سازمانی کوچک و بزرگ مناسب است. شما می توانید نرم افزار را متناسب با فرآیندهای داخلی سازمان خود تنظیم کنید.
بیش از 70 درصد امکانات میزکار به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار دارد که این فرصت مناسبی برای کسب و کارها است تا بدون هزینه اولیه، با نرم افزار آشنا شده و از امکانات و قابلیت های آن استفاده کنند و اگر به امکانات بیشتر نیاز داشته باشند، می توانند از بخش های پولی استفاده کنند.
در بازار امروز که پر از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است، چرا باید میزکار را انتخاب کرد؟ در ادامه به دلایل برتری میزکار نسبت به سایر ابزارها می پردازیم:
میزکار یک سامانه کاملاً ایرانی است که برای شرایط کاری و فرهنگی سازمان های ایرانی طراحی شده است. برخلاف ابزارهای خارجی، میزکار از لحاظ زبان، پشتیبانی و نیازهای خاص بازار ایران بهینه سازی شده است.
70 درصد رایگان و 30 درصد پرداختی: شما می توانید بخش عمده ای از امکانات میزکار را به صورت رایگان استفاده کنید و در صورت نیاز به قابلیت های پیشرفته تر، هزینه پرداخت کنید و با نسخه پولی کار کنید.
میزکار به طور هوشمندانه از سامانه ترلو (Trello) ایده گرفته و همچنین از ویژگی های پیام رسان تلگرام و برخی سامانه های ایرانی استفاده کرده است. این ترکیب باعث شده که میزکار علاوه بر سادگی، کارآمد و دارای ویژگی های منحصر به فرد باشد.
ویژگی کوله پشتی برای مدیریت کارهای واگذار نشده و ماراتن برای کارهای سریع، نمونه هایی از نوآوری های میزکار هستند که در دیگر نرم افزارها به این شکل دیده نمی شوند.
میزکار با طراحی رابط کاربری ساده و بدون پیچیدگی، امکان استفاده راحت را برای همه کاربران با هر سطح مهارتی فراهم کرده است. این موضوع باعث می شود همه اعضای تیم بتوانند به سرعت نرم افزار را یاد گرفته و استفاده کنند.
تیم پشتیبانی آسان محاسب ارقام سیستم همیشه آماده پاسخگویی به سوالات و مشکلات کاربران است تا تجربه ای بدون دغدغه برای شما فراهم شود.
7.مدیریت دسترسی ها و امنیت بالا
میزکار به مدیران امکان تنظیم دقیق سطح دسترسی برای هر کاربر را می دهد. می توانید مشخص کنید که هر فرد چه بخش هایی از پروژه ها و اطلاعات را مشاهده یا ویرایش کند.
پیاده سازی یک سامانه مدیریت پروژه جدید در هر سازمان می تواند چالش هایی داشته باشد، اما با برنامه ریزی درست، میزکار به سادگی می تواند بخشی اصلی از فرآیندهای کاری شما شود.
ابتدا باید مشخص شود که چه اهدافی از پیاده سازی میزکار دارید. آیا می خواهید هماهنگی تیم را افزایش دهید؟ کنترل دقیق تر پروژه ها را داشته باشید؟ یا روند کارهای روزمره را ساده کنید؟ تعیین این اهداف به انتخاب بهترین روش پیاده سازی کمک می کند.
آموزش و آشنایی کاربران
با توجه به اینکه میزکار رابط کاربری ساده ای دارد، آموزش کوتاه و ساده ای برای کاربران کافی است. پیشنهاد می شود جلسات کوتاه آموزشی با تیم ها برگزار شود تا همه با امکانات اصلی آشنا شوند.
با توجه به ساختار سازمان، ورک اسپیس های مختلف تعریف شده و بردهای متناسب با پروژه ها و وظایف ایجاد می شوند. در این مرحله، ساختار مدیریت وظایف و جریان کار تعیین می شود.
بر اساس نقش ها و وظایف، سطح دسترسی هر کاربر تعریف می شود تا امنیت اطلاعات حفظ شده و هر فرد فقط به بخش های مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
پس از راه اندازی، استفاده روزمره از میزکار آغاز می شود و تیم ها با تجربه کارکردن با نرم افزار، می توانند بازخوردهای خود را ارائه دهند تا فرآیندها بهبود یابند.
ترلو یکی از شناخته شده و محبوب ترین ابزارهای مدیریت پروژه است که به خاطر رابط کاربری ساده و قابلیت انعطاف پذیری بالا در دنیا محبوبیت زیادی دارد. میزکار برگرفته از ترلو است و بسیاری از اصول آن را مهندسی معکوس کرده اما با افزودن امکاناتی که در نرم افزارهای خارجی کمتر دیده می شود، تلاش کرده نقاط ضعف آنها را پوشش دهد.
برای آغاز یک پروژه جدید در میزکار، کافی است از تب Workspace گزینه «Create New Board» را انتخاب کنید یا از دکمه + در بالای صفحه، سمت چپ نام خود، روی «Create Board» کلیک کنید.
سپس یک نام مناسب برای بردتان انتخاب کنید. این نام باید نشان دهنده موضوع پروژه باشد، مثل مدیریت فروش و...
امنیت داده‌ها در میزکار اهمیت زیادی دارد. شما می‌توانید بردتان را خصوصی یا عمومی تنظیم کنید.
میزکار این امکان را می دهد که پس زمینه برد خود را به دلخواه تغییر دهید. می توانید رنگ ساده انتخاب کنید، یا یک تصویر دلخواه آپلود کنید. همچنین از کتابخانه رایگان تصاویر می توانید عکس های جذاب و متناسب با تیم خود را انتخاب کنید.
بعد از ساخت برد، نوبت به اضافه کردن اعضا می رسد. کافی است روی گزینه «Invite» کلیک کنید و افراد را با ایمیل یا لینک دعوت کنید. همچنین می‌توانید کد QR مخصوص بردتان را دانلود کنید تا اعضا با اسکن آن سریع به پروژه اضافه شوند.
برای حفظ امنیت و نظم کار، می توانید نقش هر فرد را در پروژه تعیین کنید:
لیست ها ابزارهایی هستند که کارت ها و وظایف را بر اساس وضعیت دسته بندی می کنند.
مثلاً می توانید لیست هایی با نام های «کارهای در انتظار»، «در حال انجام» و «انجام شده» بسازید.
این ساختار به تیم کمک می کند پروژه را به صورت منظم و مرحله ای دنبال کند.
فرقی نمی کند تیم شما یک استارتاپ کوچک ۱۰ نفره باشد یا یک سازمان بزرگ با هزاران کارمند؛ اضافه کردن اعضا به میزکار تنها چند دقیقه زمان می برد. روند کار ساده، سریع و بدون پیچیدگی است. با چند کلیک می توانید تیم خود را در میزکار ایجاد کنید، دسترسی هر فرد را مشخص نمایید و بلافاصله پروژه ها را آغاز کنید.
اگر تا امروز برای هماهنگی تیم خود از ابزارهایی مثل ایمیل، فایل های اکسل یا پیامرسان استفاده می کردید، احتمالاً با سردرگمی، گم شدن اطلاعات یا برداشت های نادرست رو به رو شده اید.
میزکار طراحی شده تا این مشکل را یک بار برای همیشه حل کند. همه چیز در یک بستر یکپارچه و ساده در اختیار شما است. تیم شما می تواند روی اولویت ها تمرکز کند، همه اطلاعات مهم یکجا قرار دارند و هیچ چیز از قلم نمی افتد.
با میزکار، تمام اعضای تیم در یک مسیر حرکت می‌کنند. هر فرد می داند چه کاری باید انجام دهد، چه کسی مسئول است و تا چه زمانی باید پروژه را تحویل دهد. همه افراد به ابزارهایی دسترسی دارند که برای انجام بهتر وظایفشان لازم است.
نرم‌افزار سامانه مدیریت و برنامه ریزی میزکار تنها یک ابزار سازماندهی وظایف نیست؛ بلکه یک دستیار هوشمند برای مدیریت پروژه ها، تیم ها و جریان های کاری در هر نوع کسب و کار یا مجموعه ای است. از استارتاپ های کوچک تا سازمان های بزرگ، معلمان تا کارگردان های سینما، همه می توانند از میزکار به بهترین شکل ممکن برای مدیریت مجموعه خود استفاده کنند.
یکی از ویژگی های منحصر به فرد میزکار، انعطاف پذیری بالا در ساختار و قابلیت ها است. همین ویژگی باعث شده که در حوزه های متنوعی به کار گرفته شود. در ادامه به چند نمونه کاربرد اصلی میزکار در صنایع مختلف اشاره می کنیم:
در پروژه های سینمایی یا تولید محتوای دیجیتال، مدیریت هماهنگی بین عوامل، تعیین وظایف، برنامه ریزی زمان بندی فیلم برداری و مدیریت منابع از مهمترین دغدغه ها است. میزکار به کارگردانان، تهیه کنندگان و تیم های تولید محتوا کمک می کند تا مراحل مختلف پروژه را به صورت تصویری در بردها و کارت ها تعریف کنند، وظایف را به افراد مشخص واگذار کرده و پیگیری پیشرفت را آسان کنند.
معلمان، مدیران مدرسه و مدرسان آنلاین می توانند از میزکار برای برنامه ریزی دروس، پیگیری پیشرفت تحصیلی دانش‌آموزان و مدیریت پروژه های گروهی استفاده کنند. با تعریف بردهای جداگانه برای هر کلاس یا درس، امکان تعامل ساختاریافته و حرفه ای میان دانش آموزان و معلمان فراهم می شود.
توسعه دهندگان نرم افزار همیشه با مجموعه ای از تسک ها، باگ ها، ویژگی های جدید و مهلت های تحویل مواجه هستند. با استفاده از میزکار، تیم های فنی می توانند پروژه ها را در کارت ها تعریف کرده، جریان توسعه را با لیست های مختلف مدیریت کنند، و همکاری بین اعضا را به شکلی ساده و موثر افزایش دهند.
در واحدهای فروش و بازاریابی، کمپین های تبلیغاتی، ارتباط با مشتریان و بررسی عملکرد تیم باید به خوبی مدیریت شوند. میزکار این امکان را می دهد که هر کمپین یا مشتری در قالب یک کارت مستقل تعریف شود، گزارش ها پیوست شود و تعاملات قابل پیگیری باشد. همچنین می توان با اتصال میزکار به ابزارهای CRM و شبکه های اجتماعی، یکپارچگی فرآیندهای بازاریابی را به دست آورد.
حتی در پروژه های صنعتی مانند تولید، مونتاژ یا عملیات مهندسی، نیاز به پیگیری دقیق وظایف و مدیریت منابع وجود دارد. میزکار با قابلیت ساخت بردهای متنوع، پیوست فایل های فنی، تنظیم سطح دسترسی برای هر فرد و دنبال‌کردن مراحل کار، گزینه ای مناسب برای سازمان دهی کارهای پیچیده صنعتی است.
بخش های مدیریتی سازمان ها نیز از میزکار برای اهداف مختلفی مانند مدیریت جلسات، تدوین استراتژی، پیگیری کارمندان و مدیریت عملکرد استفاده می کنند. به کمک ابزارهایی مثل «کوله پشتی» (برای کارهای برنامه ریزی نشده) و «ماراتن» (برای وظایف فوری و سریع)، هر مدیر می تواند کارها را اولویت بندی کرده و عملکرد تیم را بهتر کند.
چیزی که میزکار را از سایر ابزارهای مدیریت پروژه متمایز می کند، ترکیب ساده سازی رابط کاربری با انعطاف ساختاری بالا است. شما می توانید فقط با چند کلیک، یک برد برای تیم ۵ نفره راه اندازی کنید یا کل فرایندهای یک شرکت با صدها کارمند را سامان دهی کنید.
چرا سازمان شما به سامانه پناه نیاز دارد؟
اگر سازمان شما با یکی از موارد زیر مواجه است؛ پناه، به‌عنوان یک راهکار بومی، قابل توسعه، و متناسب با نیاز سازمان های ایرانی، نه تنها این مسائل را حل می کند، بلکه راه را برای مدیریت هوشمند خدمات و پشتیبانی باز می گذارد.
در دنیای امروز که سرعت، نظم و هماهنگی اساس موفقیت تیم‌ها و کسب‌وکارهاست، داشتن یک ابزار حرفه ای، منعطف و در عین حال ساده برای مدیریت پروژه ها، تیم ها و وظایف ضروری است. سامانه مدیریت و برنامه ریزی میزکار با تکیه بر تجربه بومی سازی شده، الگوبرداری هوشمند از بهترین ابزارهای جهانی، و افزودن قابلیت هایی نوآورانه مانند کوله‌پشتی و ماراتن، بستری قدرتمند برای رشد و نظم سازمانی فراهم کرده است.
میزکار تنها یک نرم افزار نیست؛ بلکه یک سیستم فکر شده برای سازماندهی، برنامه ریزی، پیگیری و موفقیت تیم شما است. چه در حال مدیریت یک استارتاپ کوچک باشید، چه یک سازمان بزرگ با صدها کارمند، میزکار می تواند مهمترین عنصر در مدیریت مجموعه شما باشد.
5 مهر 1404
Similar ARTICLE
